Standard operating procedures: a proposed framework for management and implementation

Objective: The objective of this article is to analyze the applicability, benefits, and challenges of Standard Operating Procedures (SOPs) in different organizational contexts, proposing a framework for their implementation, management, and adaptation. Theoretical framework: The research is based on...

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Detalhes bibliográficos
Autores: Rufino, Letícia da Silva, Drumond, Thais Diniz Reis, Luiz, Douglas Marques, Soliani, Rodrigo Duarte
Formato: artículo
Estado:Versión publicada
Fecha de publicación:2025
País:Brasil
Recursos:Universidade Estadual Paulista (UNESP)
Repositorio:GEPROS. Gestão da Produção. Operações e Sistemas
Idioma:inglés
OAI Identifier:oai:ojs.gepros.emnuvens.com.br:article/3047
Acesso em linha:https://revista.feb.unesp.br/gepros/article/view/3047
Access Level:acceso abierto
Palavra-chave:Standard Operating Procedures
Operational Efficiency
Regulatory Compliance
Quality
Organizational Innovation
Procedimentos Operacionais Padrão
Eficiência Operacional
Conformidade Regulatória
Qualidade
Inovação Organizacional
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Rufino, Letícia da Silva
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description Objective: The objective of this article is to analyze the applicability, benefits, and challenges of Standard Operating Procedures (SOPs) in different organizational contexts, proposing a framework for their implementation, management, and adaptation. Theoretical framework: The research is based on literature regarding process standardization, operational efficiency, regulatory compliance, and innovation. It addresses the contributions of SOPs to organizational stability and the challenges related to resistance to change, administrative complexity, and the need for constant updates. Methodology/Approach: The study adopted an exploratory and descriptive approach, based on a systematic literature review (SLR). A total of 58 scientific articles were analyzed to identify evidence on the implementation, management, and effectiveness of SOPs. The findings were categorized into five main themes, which serve as the foundation for the development of the proposed framework. Results: The results indicate that SOPs play a key role in reducing variability, increasing predictability, and fostering organizational innovation. However, their adoption faces challenges such as employee resistance and the need for continuous adaptation. The proposed framework provides guidelines to overcome these barriers and maximize the benefits of SOPs, allowing their application across different sectors. Contributions, Practical and Social Implications: This article presents a structured model to facilitate the implementation and management of SOPs, contributing to improvements in operational efficiency, regulatory compliance, and innovation. It also provides insights for managers seeking to optimize processes and promote greater organizational engagement, ensuring business sustainability and competitiveness. Originality/Value: The value of this study lies in consolidating practices and challenges related to SOPs into an adaptable framework, addressing the lack of systematic guidelines for their continuous management. The proposed approach enhances flexibility in the application of these procedures, balancing standardization and innovation, and making the model relevant for various organizational contexts.
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Methodology/Approach: The study adopted an exploratory and descriptive approach, based on a systematic literature review (SLR). A total of 58 scientific articles were analyzed to identify evidence on the implementation, management, and effectiveness of SOPs. The findings were categorized into five main themes, which serve as the foundation for the development of the proposed framework. Results: The results indicate that SOPs play a key role in reducing variability, increasing predictability, and fostering organizational innovation. However, their adoption faces challenges such as employee resistance and the need for continuous adaptation. The proposed framework provides guidelines to overcome these barriers and maximize the benefits of SOPs, allowing their application across different sectors. Contributions, Practical and Social Implications: This article presents a structured model to facilitate the implementation and management of SOPs, contributing to improvements in operational efficiency, regulatory compliance, and innovation. It also provides insights for managers seeking to optimize processes and promote greater organizational engagement, ensuring business sustainability and competitiveness. Originality/Value: The value of this study lies in consolidating practices and challenges related to SOPs into an adaptable framework, addressing the lack of systematic guidelines for their continuous management. The proposed approach enhances flexibility in the application of these procedures, balancing standardization and innovation, and making the model relevant for various organizational contexts.Objetivo: O objetivo deste artigo é analisar a aplicabilidade, os benefícios e os desafios dos Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) em diferentes contextos organizacionais, propondo um framework para sua implementação, gestão e adaptação. Referencial Teórico: A pesquisa fundamenta-se na literatura sobre padronização de processos, eficiência operacional, conformidade regulatória e inovação. São abordadas as contribuições dos POPs para a estabilidade organizacional e os desafios relacionados à resistência à mudança, à complexidade administrativa e à necessidade de atualizações constantes. Metodologia/Abordagem: O estudo adotou uma abordagem exploratória e descritiva, baseada em uma revisão sistemática da literatura (RSL). Foram analisados 58 artigos científicos para identificar evidências sobre a implementação, gestão e eficácia dos POPs. Os achados foram categorizados em cinco eixos principais, servindo de base para o desenvolvimento do framework proposto. Resultados: Os resultados indicam que os POPs desempenham um papel essencial na redução da variabilidade, no aumento da previsibilidade e no incentivo à inovação organizacional. No entanto, sua adoção enfrenta desafios, como resistência dos colaboradores e necessidade de adaptação contínua. O framework proposto estrutura diretrizes para superar essas barreiras e maximizar os benefícios dos POPs, permitindo sua aplicação em diferentes setores. Contribuições, implicações práticas e sociais: O artigo oferece um modelo estruturado para facilitar a implementação e gestão dos POPs, contribuindo para a melhoria da eficiência operacional, da conformidade regulatória e da inovação. Também fornece subsídios para gestores que buscam otimizar processos e promover maior engajamento organizacional, garantindo a sustentabilidade e a competitividade das empresas. Originalidade/Valor: O valor do estudo reside na consolidação de práticas e desafios relacionados aos POPs em um framework adaptável, suprindo a lacuna de diretrizes sistemáticas para sua gestão contínua. A proposta possibilita maior flexibilidade na aplicação desses procedimentos, equilibrando padronização e inovação, o que torna o modelo relevante para diferentes realidades organizacionais.A Fundacao para o Desenvolvimento de Bauru (FunDeB)2025-09-23info:eu-repo/semantics/articleinfo:eu-repo/semantics/publishedVersionapplication/pdfhttps://revista.feb.unesp.br/gepros/article/view/304710.15675/gepros.3047Revista Gestão da Produção Operações e Sistemas; (2025), v. 20, Publicação Contínua; e0250021984-2430reponame:GEPROS. Gestão da Produção. Operações e Sistemasinstname:Universidade Estadual Paulista (UNESP)instacron:UNESPenghttps://revista.feb.unesp.br/gepros/article/view/3047/2023Copyright (c) 2025 Letícia da Silva Rufino, Thais Diniz Reis Drumond, Douglas Marques Luiz, Rodrigo Duarte Solianiinfo:eu-repo/semantics/openAccessRufino, Letícia da SilvaDrumond, Thais Diniz ReisLuiz, Douglas MarquesSoliani, Rodrigo Duarte2025-10-09T13:18:49Zoai:ojs.gepros.emnuvens.com.br:article/3047Revistahttps://revista.feb.unesp.br/geprosPUBhttps://revista.feb.unesp.br/gepros/oaigepros@feb.unesp.br||abjabbour@feb.unesp.br1984-24301809-614Xopendoar:2025-10-09T13:18:49GEPROS. Gestão da Produção. Operações e Sistemas - Universidade Estadual Paulista (UNESP)false
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